מפה קטנה – (petty cash fund)

מפה קטנה (Petty Cash Fund) היא קרן כספית קטנה שנשמרת לשם ביצוע הוצאות שוטפות וקטנות שאין צורך להוציא עבורן צ’ק או להשתמש בכרטיס אשראי. המטרה של קרן המפה הקטנה היא להקל על תשלומים יומיומיים קטנים במשרדים, עסקים או ארגונים, מבלי ליצור את הצורך בניהול בירוקרטי עבור כל הוצאה קטנה.

הוצאות שמיועדות לקרן המפה הקטנה כוללות בדרך כלל הוצאות משרדיות קטנות כמו דפדפות, דבק, משלוחי דואר או ארוחות קלות עבור עובדים.

איך עובד מפה קטנה?

1. קביעת סכום הקרן:
   החברה או הארגון קובעים סכום כסף קבוע שיתפנה לשם הוצאות קטנות. לדוגמה, סכום של 500 ש”ח או 1,000 ש”ח, תלוי בגודל הארגון ובהוצאות הצפויות.
2. ניהול הקרן:
   אחד מעובדי המשרד או הארגון, כמו הפקיד או מנהל חשבונות, אחראי על ניהול הקרן, אשר מקבל את הסכום במזומן ומספק אותו לעובדים לפי הצורך. כל הוצאה מתועדת, כך שהסכום נשאר תמיד מעודכן.
3. תיעוד ומעקב:
   כל הוצאה מהקרן מתועדת בקפידה, וקבלות וחשבוניות נדרשות בתמורה לכל הוצאה. אחרי תקופה מסוימת, מתבצע השלמה מחדש של הקרן בהתאם להוצאות שבוצעו.
4. שימוש בעסקאות קטנות:
   קרן המפה הקטנה משמשת להוצאות זמניות וקטנות כמו דואר, חניה, קפה או חומרי משרד. אין צורך בניהול מסובך או בהפקת צ’קים עבור הוצאות אלה.

יתרונות של מפה קטנה:

1. פשטות ויעילות:
   קרן המפה הקטנה מאפשרת לבצע תשלומים קטנים בקלות, מבלי להתעסק בהפקת צ’קים או בירוקרטיה מיותרת עבור כל הוצאה.
2. חיסכון בזמן:
   הארגון חוסך זמן בכך שאינו צריך לעבור על תהליך מסובך עבור הוצאות יומיומיות קטנות.
3. נוחות וגמישות:
   קרן המפה הקטנה מספקת נגישות מיידית למימון הוצאות קטנות, ומפשטת את התהליך של הוצאות חירום או בלתי צפויות.

חסרונות של מפה קטנה:

1. אפשרות לניצול:
   יש סכנה של ניצול לרעה אם לא נעשה פיקוח קפדני על השימוש בכספים. ייתכן שמישהו ינצל את הגישה למפה הקטנה למטרות אישיות.
2. קושי במעקב:
   לעיתים קרובות קשה לנהל מעקב מדויק אחרי הוצאות קטנות, ולכן חשוב לתעד כל הוצאה בצורה מסודרת.
3. סכום מוגבל:
   קרן המפה הקטנה היא מוגבלת בסכום שלה, ולכן היא אינה מתאימה להוצאות גדולות יותר.

דוגמה למפה קטנה:

נניח שמשרד עורכי דין מחזיק קרן מפה קטנה של 1,000 ש”ח. אם אחד מהעובדים רוכש חומרי משרד או שולח מכתב עם דואר שליחים, הוא יכול לשלם מתוך הקרן ולקבל חשבונית. המנהל מאזן את הקרן באופן שבועי, כדי לוודא שהסכום נשאר תואם להוצאות.

סיכום

מפה קטנה (Petty Cash Fund) היא קרן כספית שנועדה לממן הוצאות קטנות ויומיומיות שנעשות במשרד או בעסק, ללא הצורך בהפקת צ’קים או ניהול מסובך. קרן זו מספקת נוחות וגמישות לעסק, אך יש לוודא ניהול קפדני כדי למנוע ניצול לרעה של הכספים.